ДОКЛАД НА КОМИСИЯТА ДО СЪВЕТА ОБОБЩЕНИЕ ЕВРОПЕЙСКА ГРУПА ПО АРХИВИТЕ АРХИВИТЕ В ЕВРОПА ПРЕД ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО НА ЦИФРОВАТА ЕРА Втори доклад за напредъка до Съвета

Актът е внесен на дата 21.09.2012


/* COM/2012/0513 final */


Контекст

През ноември 2005 г. Съветът на министрите прие Препоръка относно засилване на сътрудничеството в сферата на архивното дело в Европа1. В нея бе препоръчано създаването на Европейска група по архивите (EAG), включваща експерти, посочени от държавите членки и институциите на ЕС, която да гарантира сътрудничеството и координацията по общи въпроси, свързани с архивите. Освен това Съветът препоръча редица приоритетни мерки, чието изпълнение Европейската група по архивите трябва да проследи.

През 2008 г. EAG представи доклад за напредъка до Съвета относно прилагането на препоръката от 2005 г2. В доклада EAG отбеляза, че цифровото съхраняване на документация променя отношенията между архивните служби и тези, които създават документите, както и ролята на архивите и архивистите в публичната администрация и в обществото. Заключението на доклада е, че архивните служби следва да разгледат ролята си по-подробно и да оценят значението на съществуващите понятия, процедури и процеси в областта на архивите.

Четири години след първия доклад за напредъка, Европейската група по архивите представя втори доклад по тези въпроси. Докладът бе приет от групата на срещата ? в Копенхаген на 30 май 2012 г.

Сътрудничеството в сферата на архивното дело в Европа

Европейската група по архивите, създадена в началото на 2006 г., продължи да насърчава и координира сътрудничеството между архивните служби на европейско равнище особено когато това може да осигури реална добавена стойност. Групата заседава два пъти всяка година. От втората половина на 2009 г. заседанията се организират съвместно със заседанията на Европейския съвет на националните архивисти (EBNA) и се администрират от председателството на ЕС.

Европейската група по архивите продължи да дава общи насоки и напътствия за изпълнението на приоритетните действия на препоръката, а именно:

Опазване и предотвратяване на бедствия

Европейско интердисциплинарно сътрудничество относно електронните документи и архиви

Създаване и поддържане на интернет портал за архивите в Европа

Освен това Групата разгледа предизвикателствата, пред които са изправени архивните служби в цифровата ера, определени в доклада от 2008 г. Нейните заключения и препоръки са представени в приложения доклад и са обобщени по-долу.


Архивите в цифровата ера

Широкото разпространение на информационните технологии променя ролята, която архивите изпълняват в обществото. Европейската група по архивите разгледа предизвикателствата, които тези промени поставят пред архивите, по-специално в следните области:

* Променящата се роля на архивите

Националните архиви проучват активно настоящите и бъдещите си отговорности в цифровия свят и ще работят за балансиране на техния мандат и отговорности с други интереси. За тази цел те ще се стремят да си сътрудничат по-тясно с други мрежи и органи за управление на информацията, включително агенции в областта на електронното управление.

* Достъп до архивите на място или онлайн

Достъпът до архивите в Европа се променя, тъй като интернет технологиите стават по-разпространени, а архивите качват все повече материал онлайн. Въпросът е какъв приоритет националните архиви следва да отдадат на различните видове достъп. Архивните служби трябва да разберат какви са нуждите на техните потребители, за да определят баланса между достъпа на място и онлайн услугите и да вземат решение кои услуги трябва да бъдат разработени.

* Архивите и Директивата относно повторната употреба на информацията в обществения сектор3.

Насърчаването на общественото ползване на информацията, съдържаща се в архивите, е част от дейността на националните архивни институции. Въпреки това повторната употреба на архиви4 от частния сектор повдига различни въпроси, като автентичност, права на интелектуална собственост, защита на личните данни, политика за таксуване и равновесие между обществените и частните услуги.

* Цифровизация

Цифровизацията и публикуването онлайн позволяват на архивните служби да осигурят достъп до повече материал, както за академичните среди, така и за широката общественост. Това също така улеснява повторната употреба на информация от архивите. Въпреки това качването на информация в интернет е свързано с разходи и капацитетът на националните архиви да цифровизират колекциите си може да е отчасти мотивиран от възможностите за финансиране.

* Разходи и финансиране

Намирането на подходящи начини за финансиране на цифровизацията е от ключово значение за предоставянето на онлайн достъп до архивното наследство на Европа. Ето защо архивните институции считат, че е важно да се разработи обща европейска програма за финансиране в допълнение към Европейската програма за цифровизация.

Заключения

Ролята на архивите се променя поради участието им в съвременното информационно общество и цифровата информационна верига. Това е не само технически въпрос, а е неразривно свързано с участието на архивите в областта на електронното управление. В същото време архивите запазват много от традиционните си отговорности като хранилища и доставчици на информация и гаранти за нейната автентичност.

На архивите се разчита за осигуряването на автентични и надеждни източници за ретроспективната отчетност на администрациите. За да могат да изпълнят задълженията си, е необходимо националните архиви да участват в определянето на правилата за управлението на дигитални записи на ранните етапи от жизнения цикъл на документите. Архивите следва да направят повече, за да бъдат включени в бизнес процесите на управлението, не само от техническа гледна точка, но и чрез създаването на нови визии относно самите архивни институции и връзката им с държавното управление.

Съхраняването на цифрови данни и осигуряването на достъп до първично цифрови материали са основни отговорности на националните архиви. Прехвърлянето на все по-голям обем от първично цифрови записи увеличава необходимостта от създаване на устойчива техническа и организационна инфраструктура и инфраструктура на знанието, които да поддържат постоянен достъп до цифровите материали и да гарантират тяхната надеждност. Това ще изисква значително усилие от архивните служби, чиито основни елементи ще са обмяната на опит и разработването на общи стратегии.

Националните архиви признават, че е важно да се гарантира онлайн достъпът на гражданите в ЕС до богатото архивно наследство в Европа. Брюкселската декларация относно цифровия достъп до архивите от 2010 г.5 подчертава намерението им да използват възможно най-пълноценно цифровите технологии за насърчаване на открития достъп до архивите на Европа. Следва да се отбележи обаче, че това поражда специфични качествени изисквания за описателната информация и за способността на архивите да гарантират автентичността на дигиталните записи.

Архивите в Европа работят заедно, за да се справят с предизвикателствата на съвременното информационно общество, като в същото време се стремят да продължат да изпълняват своите традиционни задължения спрямо държавната администрация и гражданите. Архивните служби вече разполагат с опита от две десетилетия сътрудничество в Европа. Те ще продължат да се учат една от друга и където е възможно, ще си сътрудничат за разработване на нови стандарти, практики и решения, за да могат като следващ етап да се превърнат в пълноправен партньор в съвременното информационно общество.

Националните архиви ще проучат как могат да работят в по-тясно сътрудничество, за да отговорят на бъдещите предизвикателства и да създадат нова концепция за следващите години на сътрудничество. Те ще координират усилията помежду си и с институциите на ЕС чрез Европейския съвет на националните архивисти и Европейската група по архивите. Освен това националните архиви ще се стремят да си сътрудничат по-тясно с други органи, занимаващи се с управление на информацията и електронно управление. Националните архиви целят да бъдат пълноправни партньори в разработването на политиката на ЕС относно данните със свободен достъп и онлайн достъпа до информация.


Решения и препоръки

Решения

(1) Националните архиви ще работят съвместно за създаването на обща програма в областта на цифровите технологии относно архивното дело, която свързва европейските цели с националните цели и усилия. Те ще проучат как архивите могат да допринесат за стабилна Европейска фондация за интернет портал за архивите след 2015 г. Европейската група по архивите ще търси начини за насърчаване на обща политика за архивите в разрастващото се европейско информационно пространство и ще проучи как основните принципи на архивното дело могат да намерят своето място в развиващите се условия на новата цифрова ера. Ще бъде отделено специално внимание на оперативната съвместимост, дългосрочната достъпност на данните, наличието на постоянни идентификатори, данните със свободен достъп и оценката.

(2) Националните архиви ще си сътрудничат за качването онлайн не по-късно от 2015 г. на следната информация:

- Основните източници, които позволяват на гражданите да разберат по-добре отношенията между държавите и администрацията в историята и изграждането на Европа, както и многообразието на националните култури, традиции и идентичност.

- Най-значимите архиви на всяка държава членка.

- Колекции, свързани с основни исторически събития и юбилеи.

(3) Националните архиви ще си сътрудничат по-тясно с други органи с цел да се гарантира равновесие между интересите на архивите, като например съхранението и достъпа, и други интереси, като например защитата на личните данни. Например те се ангажират да разработят проект на кодекс за добро поведение в областта на архивите в рамките на предложението за регламент на ЕС за защита на данните, което ще бъде обсъдено с други заинтересовани страни.

Препоръки

(4) Националните архиви следва да бъдат партньори на държавната администрация при определянето на стандарти за управление на електронните архивни документи. Те ще продължат да работят заедно с други организации от публичния и частния сектор във Форума DLM с оглед на насърчаване на по-нататъшното разработване на насоки и стандарти, като например MoReq2010.

(5) Общите стандарти за онлайн услугите следва да бъдат споделени. Развиващата се роля на социалните мрежи и потенциалното им въздействие върху предоставянето на архивни услуги трябва да бъдат разгледани.

(6) Архивните организации следва да работят в сътрудничество за насърчаване на по-широка повторна употреба на информация от архивите и за преодоляване на пречките в тази област. Има нужда да се разработи общ модел от съществуващата най-добра практика в Европа, който да може да се използва като рамка за архивните служби, които все още не разполагат с политика за повторна употреба на информация. Моделът следва да включва информация за това как да се лицензира съдържанието за повторна употреба и да се гарантира автентичността на информацията, както и варианти за таксуване или свободен достъп. Архивните служби следва да споделят своя опит с библиотеките и музеите и да извършат допълнителни проучвания по отношение на това, което търсят техните клиенти и потенциални клиенти. Европейската група по архивите следва да насърчава най-добрите практики в тази област и да действа като защитник на сектора, като акцентира върху това, че архивите имат богато съдържание с потенциал за повторна употреба.

(7) Националните архиви следва да споделят своите знания и опит и да обменят информация относно начините за цифровизация на архивни материали. Разработването на общоевропейска стратегия, включително на модели и общи стандарти за цифровизация, ще подпомогне отделните архивни служби да приведат в действие програми за цифровизация и ще допринесе за по-голяма оперативна съвместимост между отделните държави. Необходимо е също така да се разгледа финансирането на програмите за цифровизация. Трябва ли архивните служби да изискват такса за допълнителни услуги като онлайн достъп и ако да, в кои случаи? Европейската група по архивите следва да даде препоръки за цифровизация на онлайн достъпа и да насърчи разработването на подходящи стратегии.

(8) Прехвърлянето и съхраняването на нарастващи количества първични цифрови записи изисква засилено сътрудничество и обмен на най-добри практики и решения между националните архиви. Когато е възможно, те следва да разработят общи понятия и решения, като вземат предвид съществуващите проекти в тази област6. Необходимо е да се направи по-добра количествена оценка на необходимото финансиране за първични цифрови архивни материали, така че архивните служби да имат по-добро разбиране за разходите и как да разпределят ограничените бюджети между традиционните и електронните носители на информация. Разходите за съхраняване на първични цифрови данни трябва да бъдат определени с по-голяма точност, например чрез подобрени модели на разходите, с цел на националните архиви да се предоставят по-добри инструменти за прогнозиране на необходимото финансиране във времето.


_________________________

1 OВ L 312, 29.11.2005 г., стр. 55.

2 Доклад за напредъка до Съвета, SEC (2008) 2364; COM(2008) 500.

3 ОВ L 345, 31.12.2003 г., стр. 90.

4 През декември 2011 г. Европейската комисия предложи изменение на Директивата относно информацията в публичния сектор (ИПС), с което архивите, музеите и библиотеките ще се включат в обхвата на Директивата дори и ако задълженията, които имат, не са толкова големи, колкото за другите органи в публичния сектор.

5 Брюкселската декларация бе приета от Европейския съвет на националните архивисти в Брюксел на 19 ноември 2010 г.

6 Например проекти като PLANETS, PRESTOSPACЕ и Съхраняване на цифрови данни в Европа.


Untitled Page